为推动我院对外学术交流，严格涉外交流活动纪律，理顺因公出国出境（以下简称出访）申报、管理工作，实现相关流程工作的统一规范化操作，特制定本管理规定。
一、涉外出访的内容
1、赴国外或港澳台地区参与国际会议与学术交流。
2、赴国外或港澳台地区进行教学、科研与管理方面的业务考察、调研及合作事项洽谈。
3、赴国外或港澳台地区进行短期或长期讲学、进修与学习。
二、涉外出访活动责任主体
1、学院所有涉外出访活动由学院统一管理，院长（书记）为首要责任人，由分管国际交流工作的副院长为具体责任人，同时由协管国际交流工作的院长助理指导学院党政办按照行政业务分工指派专人负责协调申报审批流程。
2、所有确定开展的出访活动应组建代表团，并指定一名代表团长作为出访活动负责人，由该负责人确定出访的事由、人员、行程并负责组织申报材料提交待审；只有单人出访的，该出访人自动成为代表团长；代表团长在出访期间负责按照有关规定管理和协调代表团行程及对外交流活动；如果出现人员变动，原代表团长无法继续履行职责的，应提前确定替代人选。
3、出访代表团全体成员需要向学院和学校负责，自动接受代表团长、学院及学校相关部门的管理，如实提供相关材料，遵守外事纪律，严格按照出访议程及出访事项开展学术交流活动。
三、涉外出访申请、审批及操作
1、年度国际交流计划统筹
每个财政年度开始前，应以学科为单位提出国际交流规划，并由学院统一安排年度国际交流工作计划。相关学科提出的国际交流规划应详细列出交流活动目的国家（地区），交流事由，参与人员，经费来源，以及初步时间表。由分管国际交流工作的副院长整合成为学院年度国际交流工作计划，提交党政联席会议讨论通过备案，确定经费来源，并编入相应的年度预算提交学校相关部门。
2、出访代表团组建
在确定的年度国际交流计划基础上，应在实际出访时间前不少于4个月完成代表团的组建，确定成员，指定临时负责人。该负责人应在出访前不少于3个月提交书面详细出访计划交分管国际交流工作的副院长。
3、出访计划学院内统一审批
分管国际交流工作的副院长对提交的出访计划进行初审并提出初审意见。通过初审的出访计划提交学院党政联席会议讨论批准，并审议代表团团长，由院长任命。学院应在实际出访时间前不少于2个月完成院内审批。
4、出访申请及相关材料准备
由学院党政联席会议批准的出访计划转交协管国际交流工作的院长助理负责具体申报操作。由院长助理按照出访国家（地区）的具体手续要求，统一协调采集代表团成员审批手续及签证手续所需资料，填写相应表格，统一交学院主管领导签字后提交学校国际交流部办理出访统一审批及签证手续。
5、出访行程管理
获得批准的出访活动应按照有关规定完成出行准备活动，所有涉外证件及文件应由代表团长或代表团长指定的专人统一管理。出发及回程的机票购买、接送车辆安排由代表团长或代表团长指定的专人统一负责协调。
四、完成出访任务报告
1、出访活动结束返回后，代表团成员应在1个工作周内将护照上交学院党政办。
2、出访人员须在返校后两周内，详述出访任务完成情况，向学院提交《出访总结报告》。按照出访计划列出任务完成情况，学院将通过党政联席会议对出访任务完成情况进行分析、考核。
3、学院视情况在一定范围内对出访情况进行交流、通报，以便扩大出访效果。
五、出访纪律要求
1、因公出访要讲究实效，严禁一般性的参观考察，不得擅自增加出访国家（地区）和延长在外停留时间。对那些没有实质性内容和具体出访任务的出访考察、培训团组一律不得上报审批。
2、要贯彻“少、小、精”的原则，杜绝“搭车”照顾出国。
3、出访人员严守法纪要求，不得违反外事纪律、逾期不归以及实施其他违法犯罪行为。
六、附则
未尽事宜根据中办发〔2010〕23号及其它有关文件精神，并结合我校国际交流处的相关规定实施。
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二零一六年年九月二十日